Kao dobavljač sat vremena, bio sam uključen u bezbrojne programe obuke za naše klijente. Tokom godina sam naučio šta radi, a šta ne kada je u pitanju podučavanje zaposlenih kako da efikasno koriste ove uređaje za merenje vremena. U ovom postu na blogu, podijelit ću ono što mislim da bi trebalo biti uključeno u program treninga za sat vremena udaranja.
Uvod u satove punjenja
Prvo, bitno je dati polaznicima jasno razumijevanje o tome šta su satovi punch vremena i zašto su važni. Možete objasniti da se ovi uređaji koriste za precizno evidentiranje radnih sati zaposlenih, što je ključno za obradu platnog spiska, usklađenost sa zakonima o radu i cjelokupno upravljanje radnom snagom.
Obično počinjem s prikazom nekih primjera naših različitih modela. Na primjer, imamomašina za snimanje vremena sa LCD ekranom. Ovo je sjajno jer LCD ekran olakšava zaposlenima da vide vrijeme i detalje svog punjenja. Takođe je desktop model, tako da je pogodan za postavljanje u kancelariji.
Onda, tu jeBundy sat za snimanje vremena sa ugrađenom baterijom. Ovaj tip je zaista pouzdan, čak i ako dođe do nestanka struje, zahvaljujući ugrađenoj bateriji. To je klasičan dizajn koji mnoge kompanije i dalje preferiraju.
I ne zaboravimoSnimač vremena probijanja digitalne kartice sa 4 stupca. Ovaj omogućava detaljnije bilježenje vremena sa svoje četiri kolone, što može biti zaista korisno za praćenje različitih vrsta poslova ili pauza.
Kako koristiti sat vremena punča
Jednom kada polaznici shvate šta su tonski satovi, vrijeme je da im pokažemo kako ih koristiti. Ovaj dio treninga treba da bude praktičan – koliko god je to moguće.
Uvijek počinjem s osnovnim koracima ubijanja i izbijanja. Za većinu naših modela, to je jednostavno kao umetanje vremenske kartice ili korištenje ključ kartice, skenera otiska prsta ili PIN koda. Ja demonstriram svaku metodu, pazeći da ukažem na bilo koje posebne karakteristike ili zahtjeve.
Na primjer, sa skenerima otiska prsta, kažem polaznicima da se uvjere da su njihovi prsti čisti i suvi radi preciznog skeniranja. A kada je u pitanju korištenje PIN kodova, naglašavam važnost njihovog čuvanja privatnih kako bi se spriječila krađa vremena.
Također pokrivam šta učiniti ako postoji problem. Možda se vremenska kartica zaglavila ili skener ne radi. Učim polaznike kako da riješe ove uobičajene probleme i kome da se obrate ako to sami ne mogu riješiti.
Važnost preciznog mjerenja vremena
Nije dovoljno samo podučavati zaposlene kako da koriste sat punch vremena; oni također moraju razumjeti zašto je tačno mjerenje vremena toliko važno. Volim da koristim primjere iz stvarnog života kako bih doveo do toga.
Govorim im o tome kako netačno mjerenje vremena može dovesti do grešaka na platnom spisku. Na primjer, ako zaposleni zaboravi da uđe ili izađe, možda neće biti plaćen za sve odrađene sate, što može biti jako frustrirajuće. S druge strane, ako neko uleti za saradnika koji zapravo nije tu, to je oblik krađe vremena koji može koštati kompaniju mnogo novca.
Pominjem i poštovanje zakona o radu. Mnoge države imaju stroga pravila o tome kako se radno vrijeme bilježi, a nepoštivanje ovih pravila može rezultirati velikim kaznama za kompaniju. Dakle, vođenjem tačnog vremena zaposleni ne pomažu samo sebi već i štite posao.
Evidencija - Vođenje i izvještavanje
Drugi važan aspekt obuke je podučavanje zaposlenih o vođenju evidencije i izvještavanju. Objašnjavam da se podaci prikupljeni od strane punch time clock koriste u različite svrhe, kao što su generiranje izvještaja o plaćama, praćenje pohađanja i analiza produktivnosti radne snage.
Pokazujem im kako da pristupe sopstvenoj evidenciji vremena ako je potrebno. Neki od naših naprednijih modela imaju internetske portale na kojima se zaposleni mogu prijaviti i vidjeti svoje vrijeme punjenja, odrađene sate i sav prikupljeni odmor. Ovo im može biti od velike pomoći da prate svoje radne rasporede.
Govorim i o tome kako kompanija koristi ove zapise. Na primjer, menadžeri mogu koristiti podatke da identifikuju obrasce izostanaka ili kašnjenja i poduzmu odgovarajuće mjere. A odjel za obračun plaća se oslanja na tačne evidencije vremena kako bi ispravno izračunao plate.
Sigurnost i privatnost
U današnjem digitalnom dobu, sigurnost i privatnost su glavna briga. Obavezno se bavim ovim pitanjima u programu obuke.
Objašnjavam da su informacije koje prikuplja sat punch vremena, kao što su otisci prstiju, PIN kodovi i podaci o vremenu, zaštićeni. Naši sistemi koriste šifriranje i druge sigurnosne mjere kako bi ove podatke zaštitili od neovlaštenog pristupa.
Također podsjećam zaposlene na njihovu vlastitu odgovornost da zaštite svoje lične podatke. Na primjer, nikada ne bi trebali dijeliti svoje PIN kodove ili ostavljati svoje vremenske kartice na mjestima gdje im drugi mogu pristupiti.
Praćenje i pojačanje
Obuka se ne završava nakon prve sesije. Važno je pratiti zaposlene kako biste bili sigurni da ispravno koriste sat vremena punch i da biste odgovorili na sva nova pitanja ili nedoumice.
Preporučujem kratak trening osvježenja svakih nekoliko mjeseci. Ovo može biti brz pregled ključnih tačaka, kao i prilika za uvođenje novih funkcija ili promjena u sistem.
Menadžeri bi također trebali paziti na bilo kakve znakove pogrešnog mjerenja vremena. Ako primjete da zaposlenik stalno griješi, trebali bi razgovarati jedan na jedan kako bi pružili dodatne smjernice.
Zaključak
Dobro osmišljen program obuke za sat vremena je od suštinskog značaja za osiguranje da zaposleni koriste ove uređaje ispravno i da kompanija ima koristi od tačnog mjerenja vremena. Pokrivanjem tema koje sam spomenuo iznad, možete pomoći svojim zaposlenima da shvate važnost sistema, kako ga efikasno koristiti i njihovu ulogu u održavanju njegovog integriteta.
Ako ste zainteresovani da saznate više o našim satovima punjenja ili da postavite program obuke za vaše poslovanje, voleo bih da popričamo. Možemo razgovarati o vašim specifičnim potrebama i pronaći najbolja rješenja za vas.
Reference
- Opšte znanje iz višegodišnjeg iskustva kao dobavljač sat vremena za bušenje.
- Najbolja praksa u industriji u mjerenju vremena i upravljanju radnom snagom.